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Così la casella di posta fa sparire da sola le mail che non interessano

Dalla funzione "Disattiva" di Gmail agli automatismi di Mailbox. Piccoli trucchi per risparmiare tanto tempo 

Il metodo più brutale è mandare virtualmente il mittente a quel Paese e contrassegnare i suoi messaggi come spam. Finiranno nella cartella della posta indesiderata e non daranno più fastidio con quel loro pigolare incessante di futilità. Lo si può fare con le pillole miracolose per dimagrire o quelle di colore blu per migliorare le proprie performance sotto le coperte, anzi spesso ci penserà un filtro salvifico in automatico al posto nostro. Meno consigliabile è riservare lo stesso trattamento alle missive digitali del collega petulante o dell’amico perdigiorno che non trova di meglio che inviare ogni ora link di contenuti spazzatura. Magari in caso su dieci, più probabilmente su cento, ci scriverà qualcosa che vale la pena leggere o conviene sapere per evitare figuracce con capi, congiunti, amati, amanti e conoscenti.

Gestire la mail rientra a pieno titolo tra le attività più noiose e sfiancanti che ci siano. È un flusso ininterrotto che se ne frega di festività comandate, orari notturni, momenti delicati o inopportuni. Soprattutto, la situazione diventa sfiancante quando si resta invischiati in catene con decine di partecipanti, in cui ognuno risponde a tutti, noi abbiamo già detto la nostra, l’impressione è che non si arriverà da nessuna parte. In questi casi, sebbene sia giusto un po’ macchinosa, c’è una via d’uscita: su Gmail, per esempio, basta selezionare il messaggio, cliccare sul menu a tendina «Altro» e poi su «Disattiva». I messaggi successivi non appariranno più nella inbox, saranno archiviati in automatico. A meno che, e la mossa ha senso, qualcuno escluda un po' di gente dal gruppo e non scriva espressamente a pochi, solo a noi, o ci sposti nel campo «cc». Insomma, faccia qualcosa per richiamare specificatamente la nostra attenzione.

La mossa è reversibile, è come un’etichetta qualsiasi di Gmail rimovibile con un semplice clic, e dà un po’ di ossigeno da quelli che la stessa Google definisce: «I thread che non vogliono morire». Stessa cosa si può replicare su Outlook, la funzione è nel menu «Home» (ogni versione ha una procedura specifica, di norma bisogna selezionare il messaggio e cliccare su «Ignora»), ma comunque resta un’operazione che va ripetuta di volta in volta, per ogni catena. Il prossimo passo, però, sembra essere ancora più interessante e automatizzato: potremo avere caselle intelligenti, che imparano a conoscerci e ad anticipare i nostri comportamenti. Gmail già cataloga la posta a seconda che si tratti di aggiornamenti di social network, offerte pubblicitarie, oppure messaggi importanti perché indirizzati solo a noi o perché arrivano da destinatari con i quali ci scriviamo spesso. Ma potrebbe essere appena l’inizio.

Mailbox, app fortunatissima che al momento del lancio nel febbraio del 2013 ha messo in coda un milione di utenti ansiosi di provarla e successivamente è stato acquistata da Dropbox, ha in serbo funzioni che vestono la posta di intelligenza artificiale. Per spiegarle è necessario riassumere brevemente come funziona Mailbox. Chi già la conosce, salti direttamente al paragrafo successivo. Il servizio, estremamente intuitivo, mostra i messaggi sul telefonino. Con rapidi movimenti delle dita, i cosiddetti «swipe», più lunghi o più corti, verso destra o sinistra, si decide se cancellare una conversazione, archiviarla o differirla. Cioè farla scomparire dalla posta in arrivo e farla riapparire più tardi: alcune ore dopo, il giorno successivo, nel weekend, tra una settimana, un mese, una data specifica. Così è possibile dare il giusto peso alle priorità, non impazzire e svuotare la casella in fretta. Ottenendo, quando l’ultimo messaggio è andato, un piccolo premio. Una foto da Instagram scattata da un utente di un paesaggio, spesso bucolico. Una boccata d’aria fresca e colorata nel grigio caos quotidiano.

Mailbox ora punta più in alto e introduce la funzione «auto-swipe». Osserva il trattamento che riserviamo ad alcuni messaggi e impara a riprodurlo per semplificarci ancora di più la vita. Se differiamo la lettura delle offerte di un sito come Groupon alla sera o una newsletter al weekend, a un certo punto comincia a levarle dalla posta in arrivo e a riproporcele quando ha capito che ci fa comodo o siamo più propensi allo shopping; se più volte archiviamo la stessa conversazione di gruppo, la disattiva senza che dobbiamo far nulla; se cancelliamo in continuazione la posta che arriva da un sito di e-commerce, significa che probabilmente non siamo interessati.

I creatori sono ben consapevoli che il rischio, la china pericolosa, è perdere di vista qualcosa di rilevante per la decisione di un algoritmo. Perciò ogni azione è reversibile: c’è una cartellina dove i messaggi «auto-snoozed», differiti in automatico, sono ben visibili; lo stesso avviene nel cestino, dove quelli «automatically trashed», cancellati in automatico, sono marchiati con chiarezza in rosso. Scorrere gli elenchi, aprire un messaggio se si hanno dubbi, richiede di sicuro meno tempo che mettersi manualmente a cancellarli o a differirli tutti. Insomma, l’idea potrebbe funzionare.

Come pure sembra centrato l’abbinamento con la versione desktop di Mailbox, appena presentata. Un client di posta a tutti gli effetti, analogo ad Outlook e figli, che sfrutta una piena integrazione con la app. Qualche curiosità? Su tutte, la possibilità di differire una mail facendola apparire sul computer. Sul telefonino non la rivedremo più, comparirà solo sul pc. Una risorsa comoda quando ci si trova in vacanza e ci si riserva il diritto di rispondere alle mail con priorità bassa al ritorno. Senza l’ansia di dimenticare qualcosa o di apparire cafoni se non si risponde affatto. Anche se non è un automatismo, abbassa di una tacchettina lo stress da perenne diluvio di e-mail.  

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