Internet

Cinque strumenti per reinventare l’email

Con il passare del tempo l'email diventa sempre di più uno strumento di lavoro. Ecco cinque diversi tool che ti aiutano a utilizzare le mail per lavorare, comunicare e, in generale, per organizzarti la vita

Mailbox app

– Credits: MailBox

C’era una volta la lettera cartacea, con la sua carta avida d’inchiostro, le parole sbavate, il destino inevitabilmente incerto. Poi è stata la volta del telegrafo, e del telegramma, quindi del fax. Infine, nel 1971, Ray Tomlinson inventò un sistema per inviare messaggi digitali da un computer all’altro di un laboratorio: era nata l’email.

Fino ad allora, per quanto il mezzo cambiasse, la sua utilità era rimasta pressoché invariata: c’era bisogno di comunicare qualcosa a qualcuno, si utilizzava il mezzo più sicuro e veloce a disposizione. Con l’avvento dell’email, le cose hanno cominciato a cambiare. Innanzitutto inviare messaggi non costava più nulla, poi era possibile inviarne a più destinatari in un colpo solo, fare invii paralleli in conoscenza nascosta etc.

Ben presto l’email ha cominciato a passare dall’essere un mezzo di comunicazione, a uno strumento di lavoro. Sono nate le newsletter, la possibilità di allegare documenti sempre più pensanti ha indotto molti a usare la mail come archivio, e con l’arrivo di Gmail e delle successive integrazioni dei servizi Google, la casella mail ha assunto sempre di più le fattezze di un quartier generale della propria attività sul web.

Oggi, a più di quarant’anni dall’invio della prima mail, questo strumento non sembra affatto pronto ad andare in pensione. Radicati Group rivela che il numero di persone che inviano email nel mondo ha raggiunto quota 2 miliardi quest’anno e che entro l’anno prossimo questa cifra potrebbe salire fino a 2,6 miliardi. Insomma, come aveva già pronosticato il suo inventore qualche mese fa , l’utilizzo delle email continua a crescere.

Ma tornando a parlare di utilità dello strumento: quale sarà il futuro delle email? Per averne un’idea più precisa abbiamo scelto 5 startup che stanno cercando di rinnovare, per non dire reinventare, l’utilizzo dell’email.

1. PhilterIt
Cominciamo dalla cosa più ovvia e semplice: mettere ordine in quella bolgia infernale che è il tuo account mail. Esistono diversi tool che ti consentono di organizzare le email a seconda del tipo di mittente, dell’oggetto o del tipo di email. PhilterIt è particolarmente utile perché può essere integrato nella tua inbox di Gmail, dove aprirà una colonna destra in cui riunirà automaticamente tutti i brand da cui tendi a ricevere email, per poi chiederti di selezionare quelli che preferisci mantenere in questa sidebar. L’utilità di questo sistema è intuibile: potrai recuperare mail da Amazon, Facebook, Ryanair, qualsiasi servizio da cui ricevi notifiche via posta elettronica, semplicemente scorrendo le icone sulla sidebar. PhilterIt inoltre consente di passare dalla visualizzazione delle mail provenienti da brand a quelle personali, evitandoti perdite di tempo e dita anchilosate a forza di scrollare
2. Mail Pilot
Quello che Mail Pilot sta cercando di fare, è cambiare il modo con cui interagiamo con la nostra casella email. Invece che accumulare mail limitandoci (spesso) a fare distinzioni solo tra messaggi letti e non letti, Mail Pilot trasforma la tua inbox in una lista di cose da fare. La nuova mail che arriva è marcata come “incomplete”, e non basterà leggerla per renderla “complete”, bisognerà comunicare a mail pilot che quella mail non ci è più di alcun utilità. Se così non è, Mail Pilot ti consente di trasferire la mail in una sezione “review” dove le mail che contengono informazioni, appuntamenti o compiti da sbrigare, vengono organizzate a seconda di chi te l’ha mandata, e a seconda di quando hai intenzione di dedicarci tempo. È così possibile posticipare la gestione di una mail fissando una data precisa, o semplicemente associandola a una sorta di post-it virtuale che ti ricorda come, perché e con chi hai degli impegni in sospeso. Anche in questo caso, il risultato è un’inbox meno affollata, più facile da navigare e quindi più utile.
3. Tray
La filosofia di Tray è particolare, si tratta di una sorta di assistente personale per le mail. Una sorta di maggiordomo a cui dai istruzioni e che si occupa di smistare la tua posta e a presentartela in un modo che non ti induca a rovesciargli in faccia il vassoio (in inglese: tray) del caffè ogni mattina. Una volta associato il tuo account email a Tray, puoi istruirlo per fare in modo che se un particolare contatto ti scrive dopo una certa ora, i suoi messaggi vengano dirottati sul tuo telefonino. Oppure, può controllare quanto piena sia la tua inbox e informare automaticamente selezionati contatti sul fatto che potresti metterci un po’ a rispondere. Oppure, può smistare messaggi di un certo tipo e tenerli da parte in modo che tu ti ci possa dedicare quando hai tempo. Grazie alla versatilità e alle molteplici possibilità di customizzazione, Tray è un ottimo candidato per traghettare l’email in un futuro in cui i messaggi di posta elettronica saranno lo strumento principe per l’organizzazione del lavoro e della vita personale.
4. FollowUpThen
A proposito di organizzazione: quante volte vi è capitato di dimenticarvi di rispondere a un’email importante? O peggio, quante volte vi è capitato di aspettare una risposta fondamentale da una persona che nel suo scrollare frenetico si è perso la vostra missiva? FollowUpThen prova a metterci una pezza. Il sistema è molto semplice. Una volta registrato al servizio, quando ti trovi a mandare una mail importante, potrai assicurarti che il destinatario riceva un promemoria in una data prestabilita successiva all’invio dell’email, basterà aggiungere nel campo CC un indirizzo correlato al servizio. Ad esempio, con 7days@followupthen.com, avrai la certezza che di qui a una settimana, se il destinatario non avrà risposto, riceverà un promemoria. È possibile mandare promemoria anche a se stessi, basterà inserire l’indirizzo personalizzato nel campo BCC.
5. MailBox
Se inviate e gestite email prevalentemente da mobile, MailBox è l’app che fa per voi. Una volta collegati gli account, il servizio vi presenterà i messaggi in un elenco verticale. Con un semplice gesto del dito sarà possibile eliminare i messaggi letti o non desiderati (swipe a destra), riordinare i messaggi per ordine di importanza o urgenza (swipe verso l’alto) oppure posticipare la lettura del messaggio alla sera, a momento qualsiasi della giornata, al giorno successivo, al mese successivo o a una data predefinita. L’intera app è votata alla semplicità di utilizzo, e per un utente mobile spesso questo è un aspetto fondamentale.

Seguimi su Twitter: @FazDeotto

© Riproduzione Riservata

Leggi anche

Commenti